内容証明の書き方について知っておこう

内容証明郵便とは

消費者と事業者の間には、さまざまなトラブルが生じます。
たとえば、「購入した商品に欠陥があるために抗議したい」「クーリング・オフしたい」「契約を中途解約したい」「クレジットの支払契約を止めてもらいたい」、といったケースです。

内容証明郵便は、誰が・いつ・どんな内容の郵便を・誰に送ったのか、を郵便局が証明してくれる特殊な郵便です。

郵便は、正確かつ確実な通信手段ですが、それでも、ごく稀に何らかの事故で配達されない場合もあります。
一般の郵便ですと、「そんな郵便は受け取っていない」、「いや確かに送った」、というような事態が生じないとも限らないわけです。
内容証明郵便を利用すれば、そうした事態を避けることができます。

内容証明郵便を送るだけではトラブルは解決しない

内容証明郵便自体は、特別な法的効力をもつものではありません。
法的な効力が問題になるのは、書かれた内容の方です。
ただ、特殊な郵便物ですから、それを受け取った側は、たいてい何らかの反応をしてきます。
それまで事業者のクレーム処理担当にていねいに対応してもらえなかったという場合でも、内容証明郵便を送ることによって製品事故として相手方の対応が迅速になることもあり得ます。

内容証明郵便には、さまざまな使い方があります。

同じ内容のものが最低3通必要になる

内容証明郵便は、受取人が1人の場合でも、同じ内容の文面の手紙を最低3通用意する必要があります。
ただし、全部手書きである必要はなく、コピーでもOKです。
郵便局ではそのうち1通を局に保管し、もう1通は差出人に返してくれることになっています。
同じ内容の文面を複数の相手方に送る場合には、「相手方の数+2通」用意することになります。

用紙の指定は特にありません。
手書きの場合は原稿用紙のようにマス目が印刷されている、市販のものを利用してもよいでしょう。
ワープロソフトで作成してもよいことになっています。

内容証明で送る文書の中身

枚数に制限はないものの、趣旨を簡潔に、一定の形でまとめた方が確実に相手に伝わります。

  1. 表題
    「通知書」「督促状」など文書につけるタイトルです。
    内容証明郵便の主旨が一目でわかるようにつけておくと効果的です。

  2. 前文・後文
    一般の手紙とは異なり、基本的には省略してかまいませんが、相手との関係、お願いなどが内用に含まれる場合には、仰々しい内容証明郵便であってもやや柔らかく相手に伝える効果が期待できるので記載をする場合もあります。

  3. 本文
    言うまでもなく必要事項を確実に、相手に伝わりやすい表現で記載します。
    原則として主観的な感情や背景事情は記載しない方がポイントを得やすくなります。
    また、間違えても撤回できず、相手にスキを与えるので、書く前に事実確認を十分に行った上で作成することが望まれます。

  4. 差出人・受取人
    いずれも個人の場合は住所・氏名、会社などの法人については所在地・名称とあわせて、わかれば代表者名を記載して、差出人は押印します。
    代理人を立てた場合は代理人も同様に記載して押印します。
    この記載は、郵便局に持参する封筒の差出人と受取人が一致している必要があります。
    また、標題に合わせて「請求者」「被請求者」などの肩書きをつけてもよいでしょう。

  5. 差出年月日
    いずれも個人の場合は住所・氏名、会社などの法人については所在地・名称とあわせ、わかれば代表者名を記載して、差出人は押印します。
    代理人を立てた場合は代理人も同様に記載して押印します。
    この記載は、郵便局に持参する封筒の差出人と受取人と一致している必要があります。
    また、標題にあわせて「請求者」「被請求者」などを肩書きをつけてもよいでしょう。

  6. 差出年月日
    差出日を明確にするため記載します。

内容に間違いがないようにすること

内容証明郵便は受取人にある程度のインパクトを与える郵便です。
後々訴訟などになった場合、証明力の高い文書として利用することにもなります。
また、一度送ってしまったら、後で訂正はできません。
このことから、内容証明郵便で出す文書は、事実関係を十分に調査・確認した上で正確に記入することが必要です。
誤った事実や内容が書いてあると、将来裁判になった場合に、主張や請求の根拠について疑いを持たれかねません。

また、本論に関係のないよけいなことが書いてあったり、あいまい・不正確な表現がなされていたりすると、相手方に揚げ足をとられることにもなります。
表現はできるだけ簡潔に、しかも明確に書くことをが大事です。
前置きは省略して本論から書き始めましょう。

1枚の用紙に書ける字数は決まっている

内容証明郵便を作成するにあたっては、手書きでもワープロでも構わないのですが、1枚の用紙に書ける文字数には制約があります。

縦書きの場合は、1行20字以内、用紙1枚26行以内に収めます。

横書きの場合は、①1行20字以内、用紙1枚26行以内、②1行26字以内、用紙1枚20行以内、③1行13字以内、用紙1枚40行以内の3タイプがあります。
つまり、用紙1枚に520文字までを最大限とするわけです。
もちろん、長文になれば、用紙は2枚、3枚となってもかまいません。
ただし、枚数に制限はありませんが、1枚増えるごとに料金が加算されます。

使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。
英語は固有名詞に限り使用可能です。
数字は算用数字でも漢数字でも使用できます。
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